¿Quién puede apostillar un documento en Estados Unidos?
En Estados Unidos, las apostillas solo las pueden emitir las Secretarías de Estado de cada estado (para documentos estatales) y el Departamento de Estado federal (para documentos del gobierno federal). Nadie más tiene autoridad legal para hacerlo.
Ni los notarios, ni los abogados, ni las empresas privadas de gestión documental pueden emitir apostillas. Lo que sí pueden hacer es ayudarte a preparar o tramitar el proceso — pero la apostilla en sí solo la firma y sella la autoridad competente.
Secretaría de Estado estatal
Poderes notariales, actas de nacimiento, matrimonio o divorcio, diplomas, documentos judiciales estatales, certificados notariales.
Departamento de Estado federal
Antecedentes del FBI, documentos de agencias federales, documentos de tribunales federales.
Esta distinción — estatal versus federal — es el punto que más confusión genera y el que más errores provoca. Más adelante explicamos cada una en detalle, con los documentos que entran en cada categoría y cómo solicitarlo.
¿Un notario puede apostillar un documento?
No. Y esta es la confusión más frecuente del proceso.
El notario público americano tiene una función concreta y limitada: verifica tu identidad y presencia la firma de un documento. Eso es todo. No tiene autoridad para emitir apostillas, independientemente de cuánta experiencia tenga o de la Secretaría de Estado donde esté registrado.
Lo que genera confusión es que el notario y la apostilla forman parte del mismo proceso — pero son dos pasos distintos realizados por dos entidades distintas:
Cómo se relacionan el notario y la apostilla
- El notario público certifica que la firma del documento es tuya y fue hecha voluntariamente. Su sello queda en el documento.
- La Secretaría de Estado apostilla el sello del notario — es decir, certifica que ese notario está registrado y tiene licencia válida en ese estado.
La apostilla no certifica la firma — certifica al notario. Son dos actos distintos de dos autoridades distintas.
Por eso, cuando vas a apostillar un poder notarial, primero firmás ante el notario, y luego llevas ese documento a la Secretaría de Estado para que apostillen el sello del notario. No al revés, y no es el mismo organismo.
Si alguien dice poder apostillar un documento desde su oficina particular, su despacho de abogados o su empresa privada, está confundiendo términos — o intentando cobrar por algo que no puede hacer. Solo las Secretarías de Estado y el Departamento de Estado federal tienen esa autoridad.
¿Un abogado puede apostillar un documento?
Tampoco. Un abogado no tiene autoridad legal para emitir apostillas en EE.UU., independientemente de su experiencia, especialización o estado donde ejerza.
El rol del abogado en este proceso es diferente y anterior: puede redactar el documento correctamente antes de que se notarice, puede asesorarte sobre qué tipo de poder notarial necesitas, puede verificar que el contenido cumple los requisitos del país donde lo vas a usar, y puede gestionar el trámite ante la Secretaría de Estado en tu nombre.
Pero la apostilla en sí — el sello oficial que emite la autoridad competente — solo puede hacerla la Secretaría de Estado o el Departamento de Estado federal.
Emitir, firmar o sellar una apostilla. Eso es competencia exclusiva de la Secretaría de Estado o el Departamento de Estado federal.
Redactar el documento, asesorarte sobre su contenido, gestionar el trámite de apostilla ante la autoridad competente y asegurarse de que todo el proceso sea correcto para el trámite específico.
Para trámites simples — apostillar un diploma o un acta de nacimiento — no necesitas abogado. Para trámites complejos donde el contenido del documento importa tanto como su autenticidad — un poder notarial para una herencia, una representación judicial — tener un abogado que revise el documento antes de apostillarlo puede ahorrarte semanas de retraso.
Quién puede apostillar documentos estatales — las Secretarías de Estado
La Secretaría de Estado (Secretary of State) de cada estado es la autoridad designada bajo el Convenio de La Haya para apostillar documentos emitidos en ese estado. No la del estado donde vives — la del estado donde se emitió el documento.
Este es el error más frecuente y más costoso: enviar el diploma de una universidad de Texas a la Secretaría de Estado de Florida porque ahí vives ahora. La apostilla llegará rechazada porque Florida no tiene jurisdicción sobre documentos emitidos en Texas.
¿Qué documentos apostillan las Secretarías de Estado?
Entran bajo jurisdicción estatal todos los documentos emitidos por:
- ✅ Notarios públicos registrados en ese estado (poderes notariales, declaraciones juradas, contratos notarizados)
- ✅ Registros civiles del estado o del condado (actas de nacimiento, matrimonio, divorcio, defunción)
- ✅ Universidades y colegios con sede en ese estado (diplomas, títulos, transcripciones oficiales)
- ✅ Tribunales estatales (sentencias judiciales, autos, certificados de antecedentes estatales)
- ✅ Secretaría de Estado del propio estado (certificados de empresa, certificados de buena conducta, licencias)
- ✅ Funcionarios públicos estatales con firma reconocida por la Secretaría de Estado
Secretarías de Estado con mayor volumen de solicitudes hispanas
| Estado | Autoridad apostillante | Coste | Web oficial |
|---|---|---|---|
| California | CA Secretary of State | $20 / doc. | sos.ca.gov |
| Texas | TX Secretary of State | $15 / doc. | sos.texas.gov |
| Florida | FL Department of State | $10 / doc. | dos.fl.gov |
| New York | NY Department of State | $10 / doc. | dos.ny.gov |
| New Jersey | NJ Department of Treasury | $25 / doc. | nj.gov/treasury |
| Illinois | IL Secretary of State | $6 / doc. | ilsos.gov |
| Arizona | AZ Secretary of State | $3 / doc. | azsos.gov |
| Georgia | GA Superior Court Clerks | Variable | sos.ga.gov |
Las tarifas se actualizan periódicamente. La información publicada en webs de terceros puede estar desactualizada. Entra directamente en el portal del estado correspondiente antes de hacer ningún pago.
Cómo solicitar la apostilla a la Secretaría de Estado
Puedes hacerlo de tres formas — la disponibilidad depende del estado:
- En persona — Llevas el documento original a la oficina de la Secretaría de Estado, presentas el formulario de solicitud y pagas la tasa. En la mayoría de estados puedes recogerlo el mismo día o al día siguiente. Es la opción más rápida.
- Por correo certificado — Envías el documento original con el formulario, el pago y el sobre de devolución prepagado. Tiempo de procesamiento: de 3 días a 3 semanas según el estado y el volumen de solicitudes.
- Online (e-Apostilla) — Varios estados ya permiten solicitar la apostilla de forma digital. Florida, Texas, California y Virginia tienen sistemas activos. La e-Apostilla tiene un código QR verificable — más adelante explicamos cuándo es válida.
Quién puede apostillar documentos federales — el Departamento de Estado
Para documentos emitidos por el gobierno federal americano — no por un estado — la autoridad apostillante no es la Secretaría de Estado de ningún estado. Es el U.S. Department of State, Office of Authentications, ubicado en Washington D.C.
Muchas personas desconocen esto y envían sus antecedentes del FBI a la Secretaría de Estado de su estado. El resultado es el mismo siempre: rechazo, porque esa Secretaría no tiene jurisdicción sobre documentos federales.
¿Qué documentos apostilla el Departamento de Estado federal?
- ✅ Certificados de antecedentes penales del FBI (FBI Identity History Summary)
- ✅ Documentos emitidos por agencias federales (DHS, USCIS, IRS, Department of Education)
- ✅ Sentencias y documentos de tribunales federales
- ✅ Documentos firmados por funcionarios del gobierno federal con firma reconocida a nivel federal
Un certificado de antecedentes emitido por la policía estatal o por un tribunal estatal sí se apostilla en la Secretaría de Estado correspondiente. El certificado del FBI es federal y va al Departamento de Estado. Si tienes dudas sobre cuál necesitas para tu trámite, pregunta directamente al organismo que te lo solicita.
¿Cuánto tarda y cuánto cuesta la apostilla federal?
El proceso de apostilla federal tiene costes y tiempos muy distintos al estatal — y es importante conocerlos antes de empezar para no llevarse sorpresas:
- Coste de la apostilla federal: $20 por documento, pagado al Departamento de Estado
- Coste del certificado del FBI (si lo necesitas primero): $18 adicionales
- Tiempo de procesamiento estándar: 6 a 12 semanas desde la solicitud completa
- Servicio acelerado: disponible a través de empresas autorizadas por el FBI — más costoso pero significativamente más rápido
Es el error más frecuente y significa empezar el proceso desde cero. Si el membrete del documento dice "United States" o el nombre de una agencia federal, el trámite va al Departamento de Estado federal en D.C.
¿Pueden las empresas privadas apostillar documentos?
No. Las empresas privadas no tienen autoridad para emitir apostillas. Lo que sí pueden hacer — y muchas lo ofrecen — es actuar como intermediarias: reciben el documento, gestionan el trámite ante la Secretaría de Estado o el Departamento de Estado correspondiente, y te lo devuelven con la apostilla oficial.
La apostilla que recibes sigue siendo la misma apostilla oficial — la diferencia es que alguien más hizo el trámite por ti, y por ese servicio cobran una tarifa adicional.
Emitir su propia apostilla ni sustituir a la Secretaría de Estado. Si alguien te ofrece una "apostilla" con su propio sello, es un documento sin validez legal.
Gestionar el trámite ante la autoridad competente en tu nombre — recoger el documento, presentarlo, pagar la tasa y devolvértelo con la apostilla oficial. Actúa como mensajero legal especializado.
¿Cuándo tiene sentido usar un servicio privado de apostilla?
Tiene sentido cuando el documento es de un estado diferente al tuyo y no quieres gestionar el envío por correo directamente, cuando el proceso te genera inseguridad o tienes dificultades con el inglés, o cuando la urgencia es alta y el servicio estatal no tiene opción urgente o tarda mucho.
El coste adicional de un servicio de gestión suele estar entre $50 y $150 sobre las tasas oficiales. Para documentos simples donde el trámite directo es sencillo, hacerlo tú mismo es perfectamente viable y más económico.
Si una empresa te cobra cientos de dólares por una "apostilla" que dicen emitir ellos mismos, es una señal de alerta. La tasa oficial de la Secretaría de Estado nunca supera los $25 por documento. Cualquier cobro muy por encima de eso debe ir acompañado de una explicación clara de qué servicios adicionales incluye.
Quién apostilla según el tipo de documento — guía rápida
Usa esta tabla para saber de un vistazo quién tiene que apostillar tu documento específico.
| Documento | Quién apostilla | Coste orient. |
|---|---|---|
| Poder notarial | Secretaría de Estado del estado donde ejerce el notario | $5 – $20 |
| Acta de nacimiento | Secretaría de Estado del estado donde se registró el nacimiento | $5 – $20 |
| Acta de matrimonio o divorcio | Secretaría de Estado del estado donde se celebró o dictó | $5 – $20 |
| Diploma universitario | Secretaría de Estado del estado donde está la universidad | $5 – $20 |
| Antecedentes estatales | Secretaría de Estado del estado emisor | $5 – $20 |
| Antecedentes del FBI | Departamento de Estado federal (Washington D.C.) | $20 |
| Documentos de agencias federales | Departamento de Estado federal (Washington D.C.) | $20 |
| Sentencia de tribunal federal | Departamento de Estado federal (Washington D.C.) | $20 |
| Declaración jurada notarizada | Secretaría de Estado del estado donde está el notario | $5 – $20 |
| Certificado de empresa | Secretaría de Estado del estado donde está registrada | $5 – $20 |
¿Necesitas ayuda con el documento antes de apostillarlo?
Si el documento que vas a apostillar es un poder notarial, un contrato o cualquier documento cuyo contenido importa tanto como su autenticidad, un profesional puede revisarlo antes de apostillarlo y evitar que lo rechacen después de todo el proceso.
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