Cómo apostillar un documento en Estados Unidos para Colombia
Conoce exactamente dónde y cómo apostillar tu documento en EE.UU., cuánto cuesta y qué necesitas para que Colombia lo acepte.
Paso a paso de cómo apostillar un documento en EE.UU. para Colombia
El proceso tiene entre tres y cinco pasos dependiendo del tipo de documento. Aquí está el camino completo, sin pasos que sobren.
Identifica quién emitió el documento y en qué estado
Antes de hacer nada, necesitas responder una pregunta: ¿quién emitió este documento? La respuesta determina dónde tramitas la apostilla.
Si el documento lo emitió una institución estatal — un tribunal, un registro civil, una universidad, un notario público — la apostilla la tramitas en la Secretaría de Estado del estado donde se emitió el documento. No donde vives ahora. No donde necesitas usarlo. Donde se originó.
Si el documento lo emitió el gobierno federal — el FBI, un tribunal federal, una agencia federal — el proceso es completamente diferente y lo gestionas a través del Departamento de Estado en Washington D.C.
Fíjate en el membrete o sello del documento: si dice el nombre de un estado o de un condado, es estatal. Si dice "United States" o el nombre de una agencia federal (Department of Justice, Department of Homeland Security, FBI), es federal.
Documentos federales: cómo apostillarlos
Si tu documento es federal — el caso más común es el certificado de antecedentes penales del FBI — el proceso no pasa por las Secretarías de Estado. Pasa por el U.S. Department of State Office of Authentications en Washington D.C.
Para los antecedentes del FBI específicamente, el proceso tiene dos partes:
- Primero solicitas el certificado de antecedentes al FBI (por correo o a través de servicios autorizados). El FBI lo emite y lo envía directamente al Departamento de Estado o a ti.
- Luego envías ese certificado al Departamento de Estado para obtener la apostilla.
El coste de la apostilla federal es de $20 por documento. El tiempo de procesamiento estándar es de 6 a 8 semanas — es el proceso más lento de todos los descritos en esta guía. Si necesitas urgencia, algunos servicios autorizados pueden acelerar la gestión.
No puedes llevar un documento federal a la Secretaría de Estado de tu estado y pedir apostilla. Solo el Departamento de Estado federal tiene jurisdicción para apostillar documentos del gobierno federal.
Solicita la apostilla en la Secretaría de Estado de tu estado
Para documentos estatales, la apostilla la tramitas directamente en la Secretaría de Estado (Secretary of State) del estado donde se emitió el documento. Puedes hacerlo de tres formas:
- En persona: Llevas el documento original a la oficina de la Secretaría de Estado, lo presentas con el formulario de solicitud y pagas la tasa. En la mayoría de estados puedes recoger la apostilla el mismo día o al día siguiente. Es la opción más rápida si vives cerca.
- Por correo: Envías el documento original por correo certificado con un formulario de solicitud, el pago de la tasa y el sobre de devolución prepagado. El tiempo de procesamiento varía por estado — entre 3 días y 3 semanas. Es la opción más frecuente para personas que no pueden ir en persona.
- Online: Varios estados ya permiten solicitar la apostilla de forma electrónica a través de sus portales. Más adelante explicamos cuándo la e-Apostilla es válida para Colombia.
| Estado | Coste apostilla | Tiempo estándar | Servicio urgente |
|---|---|---|---|
| California | $20 / doc. | 5–10 días hábiles | Sí — mismo día presencial |
| Florida | $10 / doc. | 3–5 días hábiles | Sí — disponible |
| New York | $10 / doc. | 5–10 días hábiles | Sí — mismo día en NYC |
| New Jersey | $25 / doc. | 5–7 días hábiles | Limitado |
| Texas | $15 / doc. | 3–5 días hábiles | Sí — disponible |
| Illinois | $6 / doc. | 5–10 días hábiles | No disponible |
Las tarifas y los procedimientos pueden actualizarse. Antes de enviar nada, confirma en la web oficial del estado correspondiente que la información sigue siendo válida.
¿Necesitas traducción certificada al español?
Colombia puede exigir que el documento esté en español dependiendo del tipo de trámite y de la institución que lo reciba. La apostilla certifica la autenticidad del documento — no lo traduce.
Estos son los casos más frecuentes:
- Juzgados y registros notariales colombianos: en la mayoría de casos exigen que los documentos en inglés vayan acompañados de traducción oficial al español realizada por un Traductor e Intérprete Oficial reconocido por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
- Universidades colombianas: para reconocimiento de títulos extranjeros, el Ministerio de Educación colombiano suele requerir traducción oficial.
- Instituciones financieras: los bancos colombianos generalmente aceptan documentos en inglés con apostilla, especialmente si son poderes o contratos estandarizados. Confirma directamente con el banco.
- Trámites de herencia o inmuebles: la mayoría de notarías colombianas exige traducción oficial para documentos en otro idioma.
Si el documento es un poder notarial o un contrato que tú mismo generas, redactarlo en español desde el principio elimina la necesidad de traducción. Un notario americano puede notarizar un documento en español sin problema.
El coste de una traducción certificada al español suele estar entre $50 y $150 por documento de extensión estándar, realizada por un traductor con credenciales. No es válida una traducción automática ni de alguien que "sabe inglés".
Envío del documento a Colombia
Una vez que tienes el documento apostillado y (si aplica) traducido, está listo para enviarse. No uses correo ordinario para documentos legales originales — usa siempre servicios con seguimiento y prueba de entrega.
- DHL International — el más usado para envíos de documentos legales a Colombia. Entrega en 3–5 días hábiles a las principales ciudades.
- FedEx International Priority — 2–4 días hábiles. Muy confiable para documentos urgentes.
- UPS International — similar a FedEx en tiempos y coste.
Antes de enviar, digitaliza todos los documentos — el original apostillado, la traducción si la hay, cualquier carta de presentación. Si el envío se pierde o se daña, tendrás copia de todo.
La apostilla puede ser un sello en el mismo documento o una hoja adicional pegada o encuadernada al original. En ningún caso puedes separar la apostilla del documento. Si los recibes por separado, están mal emitidos.
¿Cuánto cuesta apostillar un documento en EE.UU. para Colombia?
El coste total depende de cuántos pasos necesitas y de qué estado es el documento. Aquí está el desglose completo para que no haya sorpresas.
Desglose de costes — vía estatal (la más frecuente)
Tasa de apostilla estatal
$5 – $25
Pagada a la Secretaría de Estado del estado correspondiente. Por documento.
Servicio urgente (si aplica)
$10 – $30
Cargo adicional por procesamiento en 1–2 días en estados que lo ofrecen.
Traducción certificada al español
$50 – $150
Solo si el documento está en inglés y el receptor en Colombia la exige.
Envío internacional a Colombia
$25 – $60
DHL, FedEx o UPS con seguimiento. Precio varía por peso y urgencia.
Total orientativo — sin traducción
$30 – $85
Apostilla estándar + envío. Documento ya en español o sin necesidad de traducción.
Total orientativo — con traducción
$80 – $235
Apostilla + traducción certificada + envío. Documento en inglés.
Desglose de costes — documentos federales (FBI y otros)
Solicitud de antecedentes al FBI
$18
Tasa del FBI por Identity History Summary Check.
Apostilla federal — Departamento de Estado
$20
Por documento. Única tarifa para apostilla federal.
Envío internacional a Colombia
$25 – $60
DHL, FedEx o UPS con seguimiento.
Total orientativo — antecedentes FBI para Colombia
$63 – $98
Sin servicio de gestión externo. Gestionado directamente.
¿Cuánto tarda apostillar un documento para Colombia?
Esta es la pregunta más frecuente después del precio. Los tiempos varían bastante según el tipo de documento y si usas el servicio estándar o urgente.
Apostilla estatal — estándar
Por correo postal a la Secretaría de Estado. Varía mucho según el estado y el volumen de solicitudes. Florida y Texas suelen ser los más rápidos (3–5 días). California puede tardar hasta 2 semanas.
Apostilla estatal — urgente / presencial
Si vas en persona a la Secretaría de Estado o usas el servicio urgente donde esté disponible. La opción más rápida para documentos estatales.
Apostilla federal (FBI)
El proceso más lento. El FBI tarda en emitir el certificado y el Departamento de Estado en apostillarlo. Si lo necesitas para un trámite urgente, considera servicios autorizados que pueden acelerar el proceso del FBI.
A esos tiempos hay que sumar: la traducción certificada si aplica (3–7 días hábiles con un traductor profesional) y el envío a Colombia (3–5 días con DHL o FedEx). Un cálculo realista para el proceso completo:
- Caso más rápido — documento estatal, apostilla urgente presencial, sin traducción, envío exprés: 4 a 7 días en total
- Caso estándar — documento estatal, por correo, con traducción, envío normal: 3 a 5 semanas en total
- Antecedentes del FBI — proceso completo desde solicitud hasta recepción en Colombia: 10 a 16 semanas
Colombia acepta la apostilla electrónica (e-Apostilla) — lo que debes saber
Colombia se adhirió al Convenio e-APP de La Haya, lo que significa que acepta apostillas en formato electrónico emitidas por estados americanos que ya tienen ese sistema implementado.
Varios estados de EE.UU. — entre ellos Florida, Texas, California y Virginia — ya emiten e-Apostillas: apostillas en formato digital con un código QR o código de verificación que permite comprobar su autenticidad directamente desde la web de la Secretaría de Estado emisora.
Cuándo funciona la e-Apostilla para Colombia
Cuando el receptor en Colombia tiene la capacidad de verificar el código de autenticación online
Para trámites universitarios, bancarios o administrativos donde acepten documentos digitales
Cuándo la e-Apostilla puede no ser suficiente
Cuando el organismo colombiano no tiene los medios para verificar la e-Apostilla digitalmente
Para trámites de herencia, escrituras de propiedad o procesos judiciales donde la mayoría de notarías aún prefieren papel
¿Puedo enviar el documento apostillado por correo electrónico a Colombia?
Solo si el receptor acepta documentos digitales y la apostilla es electrónica. Antes de asumir que sí, confirma directamente con quien va a recibir el documento. Una llamada ahorra semanas de retraso.
Preguntas frecuentes sobre cómo apostillar un documento en Estados Unidos para Colombia
Si todavía tienes dudas sobre cómo apostillar un documento en Estados Unidos para Colombia, aquí encontrarás respuestas claras a las preguntas más frecuentes.
¿Cómo apostillo un documento en Estados Unidos para enviarlo a Colombia?
El primer paso es saber quién emitió el documento, porque eso determina dónde tramitas la apostilla:
Documento estatal (poder notarial, acta de nacimiento, diploma, acta de matrimonio): apostilla en la Secretaría de Estado del estado donde se emitió el documento — no donde vives tú ahora
Documento federal (antecedentes del FBI, documentos federales): apostilla a través del Departamento de Estado federal en Washington D.C.
Colombia pertenece al Convenio de La Haya desde 1995, así que acepta la apostilla americana directamente — sin legalización adicional.
¿Dónde tramito la apostilla si el documento lo emitió el FBI?
Los antecedentes penales del FBI y otros documentos federales no se apostillan en las Secretarías de Estado — eso es solo para documentos estatales. Para documentos federales, la apostilla la tramita el U.S. Department of State Office of Authentications en Washington D.C.
El coste es $20 por documento. El tiempo de procesamiento estándar es de 6 a 12 semanas — es el proceso más lento. Si tienes urgencia, hay servicios autorizados que pueden acelerar la gestión del FBI, aunque cobran tarifa adicional.
¿Cuánto cuesta apostillar un documento en EE.UU. para Colombia?
El coste total depende de si necesitas traducción y del estado donde se emitió el documento:
Tasa de apostilla estatal: $5–$25 por documento según el estado (California $20, Florida $10, Texas $15, New York $10)
Traducción certificada al español (si Colombia la exige): $50–$150
Envío a Colombia (DHL / FedEx): $25–$60
Total orientativo sin traducción: $30 a $85
Total con traducción: $80 a $235
Antecedentes del FBI para Colombia: $63 a $98
¿Cuánto tiempo tarda el proceso de apostilla para Colombia desde EE.UU.?
Depende del tipo de documento y cómo lo tramites:
Apostilla estatal por correo: 3 a 15 días hábiles (Florida y Texas 3–5 días, California hasta 2 semanas)
Apostilla estatal urgente / presencial: mismo día o 1–2 días en estados que lo permiten
Antecedentes del FBI: 6 a 12 semanas desde la solicitud
A esos tiempos suma la traducción si aplica (3–7 días) y el envío a Colombia (3–5 días con DHL o FedEx). El caso más rápido posible — apostilla urgente presencial, sin traducción, envío exprés — es de 4 a 7 días en total.
¿Colombia acepta la apostilla electrónica de documentos emitidos en EE.UU.?
Sí, Colombia se adhirió al Convenio e-APP de La Haya y acepta apostillas electrónicas. Florida, Texas, California y Virginia, entre otros estados, ya emiten e-Apostillas con código QR verificable.
Sin embargo, no todos los organismos colombianos están preparados para procesarlas: bancos y universidades suelen aceptarlas bien, pero notarías, juzgados y registros de instrumentos públicos en muchos casos siguen prefiriendo el documento original en papel con apostilla física.
Antes de optar por la versión electrónica, confirma directamente con quien va a recibir el documento que la acepta. Una llamada de confirmación puede ahorrarte semanas de retraso.
¿Necesito traducción al español para que Colombia acepte el documento apostillado?
No siempre, pero en muchos casos sí. La apostilla certifica la autenticidad del documento — no lo traduce. Si el documento está en inglés:
Juzgados, notarías, Ministerio de Educación: suelen exigir traducción oficial al español por un Traductor e Intérprete Oficial reconocido por la Cancillería colombiana
Bancos colombianos: generalmente aceptan documentos en inglés con apostilla para poderes y contratos estándar
La solución más práctica: si el documento es un poder notarial u otro que tú mismo generas, redáctalo directamente en español. Un notario americano puede notarizarlo en español sin problema — y te ahorras la traducción.
¿Puedo apostillar documentos colombianos aquí en Estados Unidos?
No. Las Secretarías de Estado americanas solo tienen jurisdicción para apostillar documentos emitidos en EE.UU. Los documentos colombianos — actas de nacimiento colombianas, diplomas de universidades colombianas, poderes otorgados en Colombia — deben apostillarse en Colombia ante la Cancillería colombiana (Ministerio de Relaciones Exteriores).
Si no puedes viajar, puedes pedirle a un familiar en Colombia que gestione el trámite allá, o contratar un servicio de gestión documental en Colombia que lo haga por ti.
¿Qué documentos americanos necesitan apostilla para usarse en Colombia?
Cualquier documento oficial americano que necesites presentar ante una institución pública, banco, universidad o juzgado en Colombia necesita apostilla. Los más frecuentes:
Poderes notariales firmados ante notario americano
Actas de nacimiento o matrimonio emitidas en EE.UU.
Diplomas universitarios y títulos académicos americanos
Antecedentes penales del FBI o estatales
Documentos judiciales de tribunales estatales o federales
Certificados de empresa o de buena conducta emitidos por el estado
Los documentos privados entre personas (contratos, cartas) generalmente no necesitan apostilla, aunque quien los recibe puede pedirla igualmente.
¿Necesito un abogado para apostillar documentos para Colombia o lo puedo hacer yo solo?
Para el proceso de apostilla en sí, no necesitas abogado. Es un trámite administrativo directo con la Secretaría de Estado — lo puedes gestionar tú mismo perfectamente.
Donde sí tiene sentido consultar con un abogado es cuando el documento apostillado forma parte de un trámite legal más complejo: un poder notarial para una herencia, una representación ante un juzgado colombiano, una venta de propiedad en Colombia. En esos casos el abogado asegura que el contenido del documento sea correcto para el trámite específico antes de apostillarlo — lo que evita que lo rechacen después de todo el proceso.
En Vínculo Legal puedes encontrar abogados hispanohablantes con experiencia en trámites legales entre EE.UU. y Colombia.
¿Tu trámite es más complejo que solo apostillar?
Si el documento apostillado es parte de un poder notarial, una herencia o un proceso legal entre EE.UU. y Colombia, un abogado puede asegurarse de que todo el paquete sea correcto antes de enviarlo.
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